Nach dem Launch unserer App für die simple Erstellung einer Spesenabrechnung in Salesforce haben wir direkt weiter daran getüftelt und einige Verbesserungen entwickelt. Mit ein paar tollen neuen Features können wir Ihnen nun noch mehr Möglichkeiten bei der Spesenabrechnung bieten.
Für mehr Effizienz bei der Spesenabrechnung: unsere Salesforce Spesen-App 2.0
Bevor wir diese präsentieren, hier nochmal ein kurzer allgemeiner Überblick zu unserer Spesen-App.
Spesenabrechnungen erstellen leicht gemacht!
Über die App können Sie und Ihre Mitarbeiter Spesen wie Fahrt- oder Hotelkosten direkt in Salesforce eingeben, abrechnen und genehmigen lassen. Ein zusätzliches Tool oder unkomfortable Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an. Unsere App ist in Ihre Salesforce Organisation integriert und ermöglicht eine papierlose, anwenderfreundliche Abrechnung. Zudem können wir Ihnen die App genau auf Ihre Wünsche anpassen.
Klingt super? Finden wir auch, weitere Infos und Einblicke gibt’s hier:
Spesen-App 2.0 - Die neuen Features
Kommen wir nun zu den zusätzlichen Features, die die App für Sie auf Wunsch bereithält und sie noch komfortabler macht.
Schnelleres Anlegen dank zusammengefasster Abrechnungsobjekte
Bislang war die App so aufgebaut, dass es drei Abrechnungsobjekte gab (Spesenabrechnung, Kfz-Abrechnung, Weiterbelastungsabrechnung). Diese drei Objekte haben wir zu einem Objekt (Spesenabrechnung) zusammengefasst.
Das erspart dem Mitarbeiter Zeit bei der Erstellung der Abrechnung und der Personalabteilung bei der Überprüfung und Genehmigung.
Direkter Zugriff - Einbindung der Spesenerfassung auf der Homepage
Außerdem muss der Mitarbeiter nicht mehr zwingend über den App Launcher in die App wechseln, um seine Spesen anzulegen. Wir haben eine Lightning Component erstellt, die sich auf der Salesforce-Homepage einbinden lässt.
Über die Lightning Component kann der Mitarbeiter dann direkt und bequem von der Homepage aus seine Spesen erfassen.
Mehr Übersicht - Einbindung der Spesenabrechnung und Listenansicht auf der Homepage
Hat der Mitarbeiter seine Spesen über die Homepage erfasst, kann er sie auf einer weiteren Lightning Component mit der monatlichen Spesenabrechnung sehen und öffnen.
Er kann Belege hochladen, die Abrechnungs-PDF für die Genehmigung erstellen und versenden. Über die Pfeiltasten kann der Mitarbeiter dann auch zwischen den Monaten hin und her wechseln.
Kein Papierkram - Papierlose Abrechnung und digitale Ablage der Belege
Zur Abrechnung von Spesen gehören natürlich immer Belege. Diese können bequem über die Homepage an die Abrechnung angehängt werden. Am Monatsende kann aus vielen Einzelbelegen eine große Datei erstellt werden, die die Abrechnung und die Belege enthält und so maximale Übersichtlichkeit bietet. Um das so anwenderfreundlich wie möglich zu gestalten, haben wir in unsere Lightning Component eine PDF-Merge-Funktion eingebaut. Der Mitarbeiter sammelt die Einzelbelege während des Monats im Reiter „Belege“:
Dann erstellt er die Monatsabrechnung über den Reiter „PDF Erstellen“:
Anschließend wird die Abrechnungsdatei unter dem Reiter Belege“ gespeichert, wo sie mit den anderen Dateien zusammengefügt werden kann. Die Reihenfolge der Dateien lässt sich auch anpassen.
Außerdem kann der Mitarbeiter entscheiden, ob die ursprünglichen Dateien nach dem Merge gelöscht werden sollen. So sorgt er dafür, dass kein unnötiger Speicherplatz verbraucht wird.
Am Ende bleibt dann nur eine Monatsabrechnungsdatei übrig, die zur Genehmigung eingereicht werden kann.
Endlich - Integrierte Google-Kilometerberechnung
Ihren Mitarbeitern ist es zu umständlich, die gefahrenen Kilometer jedes Mal manuell in Google berechnen zu lassen? Dann können Sie unsere neue Funktion der integrierten Google-Kilometerberechnung nutzen. Sie geben einfach die Start- und Zieladresse ein und lassen sich die Kilometer bequem vom System berechnen.
Es wird noch besser - Direkte Bezüge zu Projekten oder anderen Salesforce-Datensätzen
Leiten Sie bestimmte Reisekosten an Ihre Kunden weiter? Dann können Sie die Reisekosten jetzt auch mit direktem Bezug zu Salesforce-Datensätzen erstellen. So sind diese zum Beispiel im Kundenprojekt sichtbar und können leicht abgerechnet werden.
Optimierter Prozess - Abrechnung zur Genehmigung einreichen
In der Spesen-App ist zudem ein Genehmigungsprozess implementiert, der die Abrechnung inkl. PDF mit allen Belegen an die zuständige Abteilung weiterleitet. Die Datensätze sind danach für den Mitarbeiter gesperrt. Die zuständige Abteilung kann die Abrechnungen überprüfen, damit die Auszahlung zeitnah erfolgen kann.
Jetzt auch für internationale Unternehmen - Sprachenvielfalt
Damit die Spesen-App auch von global agierenden Unternehmen in verschiedenen Sprachen genutzt werden kann, haben wir sie so aufgesetzt, dass die einzelnen Felder, Reiter und Buttons mehrsprachig verfügbar sind. Jeder Mitarbeiter kann die App also in seiner bevorzugten Sprache nutzen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Kommen Sie gerne auf uns zu, um einen Demo-Termin zu vereinbaren.
Falls Sie noch weitere Informationen und Details benötigen, lesen Sie hier weitere Informationen zur Spesen-App.
Photo by Charles Forerunner on Unsplash
